Microsoft Dynamics 365-oplossingen voor groeiende bedrijven die uitbreiden naar het buitenland

Bij de analyse van de behoeften van ondernemingen aan een nieuw informatiesysteem stellen wij vaak vast dat sommige problemen vaker voorkomen dan andere. In het artikel van vandaag hebben wij een overzicht gemaakt van situaties die het vaakst een bron van onrust zijn voor CFO's van middelgrote en grote ondernemingen. Tegelijkertijd willen wij u een overzicht geven van hoe deze situaties in de moderne ERP Microsoft Dynamics 365.

Probleem Eén - Tijdige rapportage van geconsolideerde financiële resultaten

Krijg tijdig geconsolideerde financiële resultaten voor de hele groep met geavanceerde rapportagetools.

Een typisch probleem waar bijna iedereen mee worstelt, vooral zij die in een internationale omgeving werken. Het rapporteren van financiële resultaten aan management en aandeelhouders is zeer bewerkelijk, en het kan meerdere dagen duren om gegevens voor te bereiden voor rapportage aan het hele bedrijf. Daarom is het niet mogelijk om resultaten te rapporteren wanneer dat nodig is, maar misschien slechts één keer per maand. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor het management van de onderneming omdat het management niet over de middelen beschikt om tijdig beslissingen te nemen.

De gegevens voor de rapportage komen geleidelijk uit andere landen of branches en de gegevens moeten eerst worden omgezet om ze onderling vergelijkbaar te maken. Zo moeten de waarden van de financiële dimensies (landen, kostenplaatsen) worden gelijkgetrokken of moet de nummering in het nationale rekeningstelsel worden omgezet in een gemeenschappelijk rapportagestelsel. Voorts moeten de bedragen van de boekhoudkundige transacties in de valuta's van de ondernemingen van elk land tegen de juiste wisselkoers worden omgerekend in de gemeenschappelijke rapporteringsvaluta. Alleen op basis van de getransformeerde gegevens kunnen de overeenkomstige financiële resultatenverslagen worden opgesteld.

Een belangrijk kenmerk van het systeem Microsoft Dynamics 365 is het invoeren van alle boekhoudkundige transacties van alle ondernemingen van de groep in één systeem, in één gegevensbank. Dit maakt de gegevens van alle bedrijven beschikbaar voor rapportage op elk moment, online, zonder vertraging. Moeizame gegevenstransformatie wordt overbodig dankzij het bestaan van tools die de transformatie voor u uitvoeren. Bijvoorbeeld het delen van wijzerplaten - wijzerplaten zoals financiële dimensies, activakaarten, producten, enz. kunnen door verschillende bedrijven worden gedeeld. Gebruikt u bijvoorbeeld gemeenschappelijke waarden voor financiële dimensies en één organisatiestructuur voor alle bedrijven, dan is het niet nodig om gegevens omslachtig te transformeren voor rapportage.

Sommige wijzerplaten zijn meer geschikt om in kaart te worden gebracht, wat typisch is voor bijvoorbeeld een rekeningstelsel. Het lokale rekeningstelsel wordt gekoppeld aan het rapportagestelsel, zodat kosten of opbrengsten die in het lokale rekeningstelsel zijn opgenomen, automatisch worden toegewezen aan de gemeenschappelijke rapportagerekening. In de context van gegevensconsolidatie is er een grote flexibiliteit bij het bepalen van de wisselkoersen die moeten worden gebruikt om transacties in de valuta van elke onderneming om te zetten in de rapporteringsvaluta. Het systeem staat meerdere boekhoudniveaus toe, en het is gemakkelijk om bij de verslaglegging onderscheid te maken tussen de lokale boekhoudnorm, IFRS of US GAAP. Bovendien beschikt het systeem over een geavanceerd rapportage-instrument, Management Reporter, waarmee regelmatig rapporten kunnen worden gegenereerd en volgens geselecteerde regels onder de gebruikers kunnen worden verdeeld.

Probleem twee - kostbare uitbreiding naar andere landen

In het kader van aanbestedingen voor een nieuw informatiesysteem ontmoeten wij steeds vaker CFO's van Tsjechische bedrijven die naar het buitenland uitbreiden en daar filialen openen. Dit is een trend van de laatste jaren, die te danken is aan de afwezigheid van handelsbelemmeringen (belastingvrije zone binnen de EU), maar ook aan het goede concurrentievermogen van Tsjechische bedrijven. De typische situatie van een dergelijk Tsjechisch bedrijf is dat het voor inkoop, verkoop, logistiek en financiën een informatiesysteem van Tsjechische oorsprong gebruikt, met Tsjechische, soms ook Slowaakse wetgeving.

Richt uw energie en middelen op uw bedrijf, niet op de noodzakelijke wetswijzigingen in het systeem.

Op het moment van uitbreiding naar het buitenland is het huidige systeem niet langer toereikend voor de wettelijke vereisten, zoals btw-aangifte en -rapportage, functionaliteit à la elektronische verkoopregistratie (meer over onze EET CZ oplossing in Microsoft Dynamics 365 hier, verplichtingen jegens de EU (Intrastat, ESL) of andere lokale specifieke functionaliteiten (bv. berekening van de afschrijving van activa of registratie van voorschotten). Of, het onderhouden van het systeem in een vorm die voldoet aan de wetgeving van elk ander land is zeer kostbaar en kost veel energie van mensen in het hele bedrijf.

Microsoft Dynamics 365 is een systeem dat op lange termijn is gecreëerd en gericht op internationale bedrijven, zodat zij gebruik kunnen maken van kant-en-klare oplossingen zonder extra uitbreidingskosten en de energie en financiële middelen van het bedrijf kunnen richten op de eigen activiteiten. De belangrijkste bouwstenen van dit systeem zijn wetgevingssteun voor 36 landen en het eerder genoemde delen van kiesschijven. De implementatie van het systeem in een nieuw buitenlands bedrijf bestaat uit drie stappen. De eerste is de oprichting van het bedrijf zelf en de basisinstelling van het systeem. De wetgevingslaag is automatisch toegankelijk, dus een gebruikersinstelling die overeenstemt met de wettelijke verplichtingen en gebruiken van het land, zonder programmering, zonder extra kosten.

De tweede stap is gegevensmigratie. Gebruikt u een gedeelde productcatalogus, een gedeelde organisatiestructuur en andere belangrijke wijzerplaten, dan hoeft u deze wijzerplaten niet te migreren, maar alleen in te stellen als toegankelijk voor het nieuwe bedrijf. Dus voor nieuw opgerichte filialen in het buitenland kunnen we de migratiekosten praktisch beperken. De derde stap is het opzetten van de belangrijkste processen van het bedrijf - inkoop, verkoop, logistiek, productie. Deze stap is cruciaal voor de verdere werking van het bedrijf, en dankzij de energie- en kostenbesparingen in de vorige stappen kunt u zich er volledig op concentreren.

Volledige beschrijving van de EET-oplossing voor Dynamics AX in PDF

Probleem drie - En we zullen genoeg geld hebben om het te doen:

Een derde vaak genoemd onderwerp in vergaderingen met CFO's is het gebrek aan inzicht in de huidige financiële situatie van het bedrijf en de toekomstverwachtingen. We weten niet hoeveel geld we over 14 dagen of een maand op de bank hebben. We kunnen niet voorspellen hoeveel we nodig zullen hebben om alle toekomstige uitgaven te dekken. Er is geen basis om te beslissen of we een overbruggingskrediet moeten nemen waarover rente wordt betaald. Het is niet mogelijk om op verantwoorde wijze het juiste moment voor grote investeringen vast te stellen.

Een hulpmiddel om te voorzien in de informatiebehoefte over toekomstige inkomsten en uitgaven in Microsoft Dynamics 365 is Cash flow forecasting. Op basis van lopende rekeningen, verwachte inkomsten (onbetaalde facturen aan klanten), verwachte uitgaven (onbetaalde facturen aan leveranciers, BTW) geeft het systeem het kassaldo op elke toekomstige datum weer. Hoe meer informatie in het model wordt ingevoerd, hoe nauwkeuriger de voorspelling van de kasstroom wordt. Naast de modules Debiteuren en Crediteuren kan de kasstroomprognose ook de module Budgetten omvatten, waarin bijvoorbeeld toekomstige uitgaven voor salarissen, huur, enz. kunnen worden vastgelegd.

Voorts omvat de kasstroomprognose de module Activa (afschrijvingen), de module Personele middelen (rekening houdend met de kosten van werknemers volgens het aanwervingsplan), de module Projecten (geplande uitgaven voor de beloning van contractanten en bv. reizen, geplande projectmijlpalen en de bijbehorende facturering) en ook instrumenten voor het voorspellen van aan- en verkopen, die op basis van wiskundige modellen voorspellen hoe aan- en verkopen zich over een langere periode zullen ontwikkelen, met inkomsten en uitgaven van middelen tot gevolg. Bij kasstroomprognoses wordt dus gebruik gemaakt van de synergie van alle beschikbare informatie over de potentiële inkomsten en uitgaven van de onderneming.

Samenvatting

In het artikel van vandaag hebben we een overzicht gemaakt van de drie meest voorkomende bronnen van narigheid voor CFO's van middelgrote en grote bedrijven en de tools om ze op te lossen in Microsoft Dynamics 365:

1. Hoe te zorgen voor tijdige rapportage van geconsolideerde financiële resultaten met behulp van consolidatiefuncties en rapportagehulpmiddelen.
2. Hoe kunt u uitbreiden naar het buitenland zonder de extra kosten van een informatiesysteem met ingebouwde wetgevende ondersteuning voor 36 landen en gedeelde kiescodes.
3. Hoe de toekomstige kaspositie te voorspellen met behulp van kasstroomprognoses op basis van informatie uit de modules Debiteuren, Crediteuren, Budget, Activa, Project en Verkoop- en Inkoopprognose.