Heb je een visie en lukt het je niet om die waar te maken? Heb je een taak gekregen met een duidelijk doel en stokt de uitvoering ervan of is deze tot stilstand gekomen? Is je een project toevertrouwd dat niet in je normale werklast past en weet je niet waar je moet beginnen of stoppen? Moet je een project implementeren met zeer beperkte personele en financiële middelen? Moet je altijd en overal de status van het werk in uitvoering kunnen zien om tijdig beslissingen te kunnen nemen over waar je moet vertragen en waar je meer moet toevoegen? Bent u niet goed in het evalueren van het succes van de aan u toegewezen taken? Maak kennis met de projectmanagementsoftware MS Project.
Als je JA hebt geantwoord op een van de bovenstaande vragen, dan weet je dat het tijd is om projectmanagementsoftware te gaan gebruiken.
Met behulp van projectmanagement, kan de onderneming
- de gestelde doelen gemakkelijker bereikt
- spaart menselijke hulpbronnen
- bespaart financiële middelen
- redt de krachten van de persoon die het project leidt - de projectmanager
- bespaart het management tijd, aan wie de projectmanager verantwoording verschuldigd is voor de projectresultaten
Software voor projectbeheer maakt de taak mogelijk:
- ontbundelen
- realistische termijnen vaststellen
- middelen te plannen (financieel, tijd en personeel)
- de voortgang van het project en de voltooiing van de taken te bewaken
- eventuele obstakels in een vroeg stadium te definiëren en een manier te vinden om ze te overwinnen
- het succes en de doeltreffendheid van inspanningen en middelen correct te evalueren
De sleutel tot de succesvolle voltooiing van elk project is teamwerk, ondersteund door kwaliteitsleiderschap. Het is gemakkelijk gezegd, maar een project leiden door de woelige wateren van een voortdurend evoluerende organisatie is een taak die alleen een ervaren projectmanager zonder haperen kan uitvoeren. In een vloed van deadlines, vergaderingen, e-mails, obstakels, taken en deadlines is perfecte organisatie de sleutel. Gelukkig beschikken wij over doeltreffende instrumenten om dit te bereiken.
Projectmanagementsoftware MS Project, een van de meest uitgebreide projectmanagementplatforms
Als je op zoek bent naar een projectmanagementplatform, vind je er tegenwoordig veel. Vooral het covid-tijdperk heeft bijgedragen aan de ontwikkeling en implementatie ervan, zelfs in organisaties die er voorheen geen gebruik van maakten. Een van de meest uitgebreide platforms wordt echter aangeboden door Microsoft, met name Microsoft Project. Het biedt projectmanagers van kleine en grote bedrijven niet alleen de mogelijkheid om hun taken te plannen en taken opnieuw toe te wijzen binnen teams, maar een groot pluspunt van MS Project is de mogelijkheid om projecten te presenteren via aanpasbare Gantt-diagrammen.
Dankzij de eenvoudige visuals kan iedereen in het team gemakkelijk zien welke taken worden uitgevoerd en welke fasen zullen volgen.
Een tijdschema opstellen, taken verdelen, kosten meten
De projectmanagementsoftware MS Project biedt een gemakkelijke oriëntatie in projectzaken. Met Project hoef je niet meer door bergen e-mails te waden, geïnteresseerde partijen te bellen en tijdrovend de benodigde informatie op te zoeken. Met MS Project kun je tijdlijnen maken voor je project, taken toewijzen, kosten meten en de algemene status van elk onderdeel van de taak visueel weergeven. Het is dan gemakkelijk om elke fase te bekijken. Bovendien biedt MS Project projectmanagementsoftware de mogelijkheid om feedback te geven op elke taak.
En over kostenmeting gesproken: met de budgetteringstoolkit kunt u projectkosten en -baten voorspellen.
Je zult de MS Project projectmanagementsoftware waarderen in een omgeving waar je al met MS tools werkt
Microsoft Project is niet het enige instrument voor succesvolle samenwerking en communicatie in een Microsoft-team. Naast Project kunt u ook Microsoft 365 Collaboration Tools gebruiken. Dit zijn tientallen toepassingen waarmee u efficiënt en snel kunt samenwerken. Sommige zijn de basis geworden van het functioneren van bijna elk bedrijf (Outlook, Word, Excel), covid heeft het massale gebruik van Teams omhoog gestuwd, andere staan nog op de achtergrond en komen nog maar net in het bewustzijn van de gebruikers, zoals Viva, Planner en vele andere.
Communicatie in het team zonder lange e-mails door te sturen
Actief gebruik van Microsoft-tools voor teamsamenwerking elimineert de stortvloed van e-mails, niet alleen in de inbox van de projectmanager. De communicatie, bijvoorbeeld via het reeds genoemde MS Teams, verloopt sneller en soepeler. Bovendien is het mogelijk individueel en in groepen te chatten, een scherm te delen en de geschiedenis op te slaan, een video-opname te maken of het gesproken woord te transcriberen.
MS Teams vs. Yammer
Een andere communicatietool van Microsoft is Yammer. Het is een intern sociaal netwerk, niet alleen een chatplatform. Alleen werknemers of collega's kunnen lid worden van dit sociale netwerk, dat een hoog niveau van veiligheid van de ingevoerde gegevens garandeert. Yammer maakt open communicatie mogelijk, het publiceren van berichten "op de muur", communiceren in 28 talen (en u kunt berichten vertalen met Google Translator), het delen van gesprekken, het opzetten van polls en het creëren van virtuele evenementen.
Werk in real time samen met de cloud - altijd en overal!
Natuurlijk biedt Microsoft de mogelijkheid om documenten in de cloud op te slaan. Cloudopslag voor bestanden die door meerdere SharePoint-gebruikers worden gebruikt, is een van de grootste voordelen voor teamsamenwerking ooit. Door een project in de cloud op te slaan, maakt een medewerker het beschikbaar voor iedereen die aan dat project meewerkt. Ze kunnen er altijd en overal bij. Het hele team kan zonder problemen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken.
"Welke versie is uiteindelijk geldig?"
Cloudopslag bewaart alle versies van een bestand op één plaats. Dit voorkomt het eerder genoemde zoeken in een stroom van e-mails om uit te vinden "welke versie van een document de definitieve is". Wanneer u bijvoorbeeld een presentatie in de cloud opslaat, kunt u direct samenwerken met collega's over de hele wereld, voorgestelde wijzigingen bijhouden en reageren op feedback. U kunt aan elke versie van het document een commentaar toevoegen dat aangeeft voor wie het document bestemd is en wat ermee moet worden gedaan.
De meeste mensen zouden denken dat OneDrive cloud opslag is..." Dat is het ook. SharePoint en OneDrive zijn beide cloud-opslag en hebben elk hun eigen betekenis. Terwijl SharePoint door leden binnen en buiten het bedrijf zal worden gewaardeerd voor het delen van en samenwerken aan één document (trouwens, documenten die via MS Teams worden gedeeld, worden ook in SharePoint opgeslagen), is OneDrive een opslagplaats die specifiek is ontworpen voor de documenten van een bepaalde gebruiker, in de eerste plaats voor die gebruiker alleen, tenzij hij ze deelt met een specifieke collega. OneDrive kan worden gebruikt om automatisch een back-up te maken van een bestand of om mappen en bestanden op meerdere apparaten te synchroniseren.
Of je nu een smartphone-app ontwikkelt, complexe marketingstrategieën op maat ontwikkelt of turnkey bruiloften organiseert, succes is altijd gebaseerd op goede communicatie en projectorganisatie.
