De welvaart van uw bedrijf beter meten

Het meten van de welvaart van een bedrijf is gebaseerd op financiële gegevens. Deze meting wordt vaak geconfronteerd met een gebrek aan kwaliteitsgegevens, dat vaak te wijten is aan het gebrek aan flexibiliteit van het informatiesysteem bij het vastleggen en rapporteren van financiële gegevens. Microsoft Dynamics AX 2012 betekent in dit opzicht een grote stap voorwaarts.

In het kader van de verwerving van financiële gegevens brengt AX 2012 de volgende vernieuwingen ten opzichte van vorige versies:

Onbeperkt aantal financiële dimensies

De financiële basisdimensie van een boekhoudkundige transactie is de grootboekrekening. Bovendien werken informatiesystemen doorgaans met de financiële dimensies van kostenplaats, afdeling of order. Een onbeperkt aantal financiële dimensies kan nu naar een AX 2012 boekhoudkundige transactie worden geschreven. Zo kunt u de boekhoudkundige informatie gedetailleerder uitsplitsen. Zijn er inkomsten gegenereerd op het web of in de fysieke winkel? In welke winkel en welke kassa werd de opbrengst geboekt? Welke verkoper heeft over de opbrengst onderhandeld? Product, Productgroep, Verkoper, Activakaart... Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de meest gebruikte financiële dimensies, waarvan er meer dan 30 beschikbaar zijn in AX 2012.

Regels voor het invullen van de financiële dimensies

Een onbeperkt aantal financiële dimensies kan de gegevensverzameling bemoeilijken - hoe meer dimensies de gebruiker moet invullen, hoe meer tijd het kost.

Met het nieuwe platform van financiële dimensies en organisatorische hiërarchieën kunt u de financiële gezondheid van uw bedrijf tot op atomair niveau volgen, terwijl u financiële gegevens vanuit elke hoek kunt bekijken.

Daarom AX 2012 voegt automatisch financiële dimensies toe waar het kanbijvoorbeeld het verkoopkanaal, de winkel en het personeel neemt van de verkooporder. Daarnaast is er een regelbeheersinstrument om de waarden van de financiële dimensies in te vullen. U kunt verschillende financiële dimensies invoeren voor inkomstenrekeningen, verschillende voor uitgavenrekeningen, en voor sommige rekeningen worden de financiële dimensies helemaal niet bijgehouden.

Organisatiehiërarchie (groepen van financiële dimensies)

Als uitbreiding van de financiële dimensies maakt AX 2012 het mogelijk om creëren van organisatiehiërarchieën, d.w.z. een boomstructuur van financiële dimensies en hun groepen. Een typisch voorbeeld uit onze retailpraktijk is de verschillende kijk op winkels die onze klant BCC Elektro - een elektronicaretailer in Nederland - gebruikt (meer informatie over implementatie van AX 2012 R3 in BCC Elektro)

• winkels naar grootte (Klein, Middelgroot, Groot)
• winkels per locatie (Noord, Zuid, West, Oost)
• winkels per verkoopkanaal (winkel, web, callcenter...)

Het aantal door de gebruiker te definiëren organisatiehiërarchieën is niet beperkt. In de rapportage kunt u financiële gegevens bekijken voor elk knooppunt in elke organisatiehiërarchie en de financiële resultaten vanuit elke hoek bekijken.

Kortom, in het kader van de verwerving van financiële gegevens profiteert u van een nieuw platform van financiële dimensies en organisatorische hiërarchieën waarmee u:

• de financiële toestand van uw onderneming volgen tot op het atomaire niveau, d.w.z. in het hoogste detailniveau
• financiële gegevens vanuit elke hoek bekijken

Laten we nu de vraag stellen hoe de bovenstaande innovaties kunnen worden gebruikt bij de rapportage van financiële gegevens. Wij zullen in AX 2012 nog twee nieuwe functies introduceren:

Management verslaggever

De rapportagetool Management Reporter geeft u online toegang tot de AX 2012-database maakt rapportage van 100% werkelijke gegevens mogelijk. U kunt werken met gegevens van één specifiek bedrijf, maar u kunt net zo goed werken met gegevens van alle bedrijven die u in AX 2012 beheert. U kunt uw rapporten zelf definiëren en ze elke ochtend op een vast tijdstip naar u laten e-mailen.

De managementverslaggever kan werken met de bovengenoemde financiële dimensies en organisatiehiërarchieën. Zo kunt u het detailniveau van de gegevens rechtstreeks in het rapport wijzigen: voor een specifieke winkel, voor alle grote winkels (hiërarchie naar grootte), voor winkels in het noorden van het land (hiërarchie naar locatie), of voor het hele bedrijf. Vanzelfsprekend is er een drill-downfunctie beschikbaar, die details weergeeft tot op het niveau van specifieke boekhoudkundige transacties.

Dashboards

Stel u nu voor dat de welvaart en de financiële gezondheid van uw bedrijf worden aangegeven door een verkeerslicht op een groot LCD-scherm in uw kantoor. Vergelijkbaar met hoe moderne aanbieders van technische ondersteuning de staat van uw IT-infrastructuur signaleren. Groen voor "OK", oranje voor "Let op" en rood voor "Gevaar".U kunt de semafoor, of liever de hele reeks semaforen, direct op de AX 2012-startpagina zien, dus de toegang ertoe is zeer snel. Door de kleuren visueel te controleren, kunt u onmiddellijk de huidige situatie zien. Wanneer het lampje rood is, kunt u op de indicator klikken en verdere details, specifieke nummers, enz. onderzoeken.

Zo werken de zogenaamde Dashboards of Signposts. Technologisch zijn ze gebaseerd op analytische rapporten die u misschien al kent uit vorige versies van AX.

Analytische rapporten zijn bedoeld voor een meer gedetailleerde analyse van bedrijfsgegevens en het zoeken naar trends - in AX 2012 zijn hiervoor 15 gegevenskubussen beschikbaar. Naast de data voor analyse bevatten de datakubussen ook berekende financiële indicatoren, die in AX 2012 met behulp van de Dashboards kunnen worden weergegeven.

Gebruik Dashboards - "verkeerslichten" voor een snelle visuele controle van de financiële gezondheid van uw bedrijf.

Samengevat zijn de belangrijkste nieuwe kenmerken van AX 2012 op het gebied van rapportage:

• Management Reporter en de mogelijkheid om financiële gegevens op elk gewenst detailniveau weer te geven - tot op het niveau van specifieke financiële dimensies, door de gebruiker te definiëren groepen van financiële dimensies, of de gehele onderneming.
• Dashboards of Signalen om direct informatie te krijgen over de huidige status van uw bedrijf

Laten we afsluiten met een overzicht van hoe AX 2012 bijdraagt aan de verbetering van de welvaartsmeting van uw bedrijf:

• bij het verwerven van gegevens
  • maakt het mogelijk meer details te volgen met behulp van financiële dimensies en groepen van dimensies
• bij de rapportage
  • gebruikt de opgeslagen details van financiële dimensies in Management Reporter of andere rapportage-instrumenten
  • Maakt snelle visuele controle van de financiële gezondheid mogelijk met behulp van Dashboards

Wilt u de welvaartsmeting van uw bedrijf verbeteren? Meer over de oplossing  Dynamics AX voor retail, groothandel en logistiek vindt u op onze website.

Filip Rozsíval is Senior AX Consultant bij Blue Dynamic.