Řešení od Microsoft Dynamics 365 pro rostoucí společnosti, které expandují do zahraničí

Při analýze požadavků společností na nový informační systém se mnohdy setkáváme s tím, že některé problémy se opakují častěji než ty ostatní. V dnešním článku jsme připravili přehled situací, které bývají nejčastěji zdrojem trápení finančních ředitelů středních a velkých společností. Zároveň bychom vám rádi přiblížili způsoby, jak je možné tyto situace řešit v moderním ERP Microsoft Dynamics 365.

Trápení první – Včasný reporting konsolidovaných finančních výsledků

Získávejte včas konsolidované finanční výsledky za celou skupinu díky pokročilým nástrojům na reporting.

Typický problém, se kterým bojují téměř všichni, a zvlášť ti, kdo operují v mezinárodním prostředí. Reporting finančních výsledků managementu a akcionářům je velmi pracný, příprava dat pro reporting za celou společnost zabere i několik dní. Proto nelze reportovat výsledky kdykoli podle potřeby, ale třeba jen jednou měsíčně. To může mít negativní dopad na řízení společnosti, protože management nemá poklady pro rozhodování včas.

Podklady pro reporting přichází z ostatních zemí či poboček postupně a data je nutné nejdříve transformovat, aby byla navzájem porovnatelná. Tedy sjednotit hodnoty finančních dimenzí (zemí, nákladových středisek), nebo převést číslování v národní účtové osnově na společnou reportingovou účtovou osnovu. Dále je nutné převést částky účetních transakcí v měnách společností jednotlivých zemí do společné reportingové měny, a to ve správném směnném kurzu. Teprve nad transformovanými daty je možné vytvořit příslušné reporty finančních výsledků.

Klíčovou vlastností systému Microsoft Dynamics 365 je zápis veškerých účetních transakcí všech společností ve skupině do jednoho systému, do jedné databáze. Díky tomu jsou data všech společností přístupná pro reporting v kterémkoli okamžiku, on-line, bez zpoždění. Odpadá pracná transformace dat díky existenci nástrojů, které transformaci provádí za vás. Jde například o sdílení číselníků – napříč různými společnostmi lze sdílet číselníky jako třeba finanční dimenze, karty majetku, produkty apod. Používáte-li ve všech společnostech například sdílené hodnoty finančních dimenzí a jednotnou organizační strukturu, pak data není třeba pro reporting pracně transformovat.

Některé číselníky je vhodnější mapovat, což je typické například pro účtovou osnovu. Lokální účtová osnova je namapovaná na reportingovou účtovou osnovu, díky čemuž se náklady či výnosy zachycené na účtech lokální osnovy automaticky přiřadí společnému reportingovému účtu. V rámci konsolidace dat je velmi flexibilní nastavení, jaké kurzy se mají použít pro přepočet transakcí v měně jednotlivých společností do reportingové měny. Systém umožňuje účtovat ve více hladinách, a snadno tak lze v reportingu odlišit účtování dle místního účetního standardu, IFRS, nebo US GAAP. Dále systém disponuje pokročilým reportovacím nástrojem Management Reporter, který umožňuje pravidelné generování reportů a distribuci mezi uživatele podle zvolených pravidel.

Trápení druhé – Nákladná expanze do dalších zemí

V rámci výběrových řízení na nový informační systém se čím dál častěji setkáváme s finančními řediteli českých společností, které expandují do zahraničí a otevírají tam pobočky. Jde o trend posledních let, jehož příčinou je neexistence obchodních bariér (bezcelní zóna v rámci EU), ale také dobrá konkurenceschopnost českých firem. Typická situace takové české firmy je, že používá pro nákup, prodej, logistiku a finance informační systém českého původu, disponující českou, někdy také slovenskou legislativou.

Soustřeďte svou energii a finanční prostředky na svůj byznys, a ne na řešení nutných legislativních úprav systému.

V okamžiku expanze do zahraničí přestává aktuální systém stačit pokrývat legislativní požadavky, jako například DPH vykazování a reporting, funkčnosti à la elektronická evidence tržeb (více o našem EET CZ řešení v Microsoft Dynamics 365 zde , povinnosti vůči EU (Intrastat, ESL) či další místní specifické funkcionality (například výpočet odpisů majetku či evidence záloh). Nebo je udržení systému v podobě odpovídající legislativě každé další země velmi nákladné a stojí mnoho energie lidí napříč společností.

Microsoft Dynamics 365 je systém vytvářený a dlouhodobě orientovaný na mezinárodní společnosti, a umožňuje tak bez dodatečných nákladů na expanzi využívat hotové řešení a soustředit energii a finanční prostředky společnosti na vlastní byznys. Klíčovými stavebními kameny tohoto systému jsou legislativní podpora pro 36 zemí a dále již zmiňované sdílení číselníků. Zavedení systému do nové zahraniční společnosti pak spočívá ve třech krocích. Prvním je samotné vytvoření společnosti a základní nastavení systému. Legislativní vrstva je automaticky přístupná, a jde tedy o uživatelské nastavení odpovídající legislativním povinnostem a zvyklostem dané země, bez programování, bez dodatečných nákladů.

Druhým krokem je migrace dat. Pokud využíváte sdílený katalog produktů, sdílenou organizační strukturu a další důležité číselníky, pak tyto číselníky není třeba migrovat, ale pouze je nastavíte jako přístupné i pro novou společnost. Pro nově zakládané pobočky v zahraničí můžeme tedy náklady na migraci prakticky škrtnout. Třetím krokem je nastavení hlavních procesů společnosti – nákup, prodej, logistika, výroba. Právě tento krok je kritický pro další fungování společnosti a díky úsporám energie a nákladů v předchozích krocích se můžete plně soustředit právě na něj.

Kompletní popis řešení EET pro Dynamics AX v PDF

Trápení třetí – A budeme na to mít dost peněz:

Třetím často zmiňovaným tématem na schůzkách s CFO je nedostatečný přehled o aktuální finanční situaci společnosti a výhledu do budoucna. Nevíme, kolik budeme mít peněz na účtech za 14 dní, za měsíc. Nedokážeme predikovat, kolik budeme potřebovat, abychom pokryli všechny budoucí výdaje. Chybí podklady pro rozhodnutí, zda je nutné si brát překlenovací úvěr, ze kterého se platí úroky. Není možné zodpovědně identifikovat vhodný okamžik pro zásadní investice.

Nástrojem pro řešení informační potřeby ohledně budoucích příjmů a výdajů v Microsoft Dynamics 365 je Cash flow predikce. Systém na základě aktuálních zůstatků účtů, očekávaných příjmů (neuhrazené faktury zákazníkům), očekávaných výdajů (neuhrazené faktury dodavatelům, DPH) zobrazuje stav peněz k libovolnému datu v budoucnu. Modelování predikce cash flow je tím přesnější, čím více informací do modelu vstupuje. Kromě modulů Pohledávek a Závazků je možné do cash flow predikce zahrnout také modul Rozpočty, kde lze zachytit například budoucí výdaje na mzdy, nájemné apod.

Dále do Cash flow predikce vstupuje modul Majetek (odpisy), modul Lidské zdroje (zohlednění nákladů na zaměstnance podle plánu náboru zaměstnanců), modul Projekty (plánované výdaje na odměny kontraktorů a např. na cestovné, plánované milníky projektu a s tím související fakturace) a také nástroje pro predikci nákupů a prodejů, které na základě matematických modelů předpovídají v delším období, jak se budou vyvíjet nákupy a prodeje, z nichž plynou příjmy a výdaje finančních prostředků. Predikce cash flow tak využívá synergie všech dostupných informací o potenciálních příjmech a výdajích společnosti.

Shrnutí

V dnešním článku jsme pro vás připravili přehled tří nejčastějších zdrojů trápení finančních ředitelů středních a velkých společností a nástrojů k jejich řešení v Microsoft Dynamics 365:

1. Jak zajistit včasný reporting konsolidovaných finančních výsledků s pomocí využití funkcí pro konsolidaci a reportovacích nástrojů.
2. Jak expandovat do zahraničí bez dodatečných nákladů na informační systém s pomocí vestavěné legislativní podpory 36 zemí a sdílení číselníků.
3. Jak předvídat budoucí stav finančních prostředků pomocí Cash flow predikce na základě informací z modulů Pohledávky, Závazky, Rozpočet, Majetek, Projekt a forecastu prodeje a nákupu.