Máte svou vizi a nedaří se vám ji realizovat? Dostali jste úkol s jasným cílem a jeho realizace vázne nebo se přímo zastavila? Svěřili vám projekt, který nezapadá do vaší běžné náplně práce a vy nevíte kde začít a kde skončit? Máte zrealizovat projekt se značně omezenými personálními a finančními zdroji? Potřebujete kdykoliv a odkudkoliv vidět stav rozpracovanosti, abyste včas rozhodli o tom, kde zvolnit a kde naopak přidat? Nezvládáte dobře vyhodnotit úspěšnost svěřených úkolů? Představujeme vám software pro projektové řízení MS Project.
Pakliže jste na některou z výše uvedených otázek odpověděli ANO, pak vězte, že je na čase začít používat software pro projektové řízení.
Pomocí projektového řízení firma
- snáze dosahuje vytýčených cílů
- šetří lidské zdroje
- šetří finanční zdroje
- šetří síly toho, kdo projekt řídí – projektového manažera
- šetří čas managementu, kterému se proj. manažer z výsledků projektu zodpovídá
Software pro projektové řízení umožňuje úkol:
- rozfázovat
- realisticky určit deadliny
- naplánovat zdroje (finanční, časové a personální)
- sledovat vývoj projektu a plnění úkolů
- zavčasu definovat příp. překážky a najít způsob, jak je překonat
- správně vyhodnocovat úspěšnost a efektivitu vynaloženého úsilí a zdrojů
Klíčem k úspěšnému dokončení každého projektu je týmová spolupráce zaštítěná kvalitním vedením. Snadno se to říká, ale vést projekt rozbouřenými vodami neustále se vyvíjející organizace je práce, kterou bez problémů zvládne jen zkušený projektový manažer. V záplavě termínů, schůzek, e-mailů, překážek, úkolů a deadlines je klíčová především dokonalá organizace. K jejímu docílení máme naštěstí účinné nástroje.
Software pro projektové řízení MS Project, jedna z nejkomplexnějších platforem projektového řízení
Pokud byste hledali platformu pro řízení projektů, našli byste jich v dnešní době opravdu hodně. Zvláště covidová doba přispěla k jejich rozvoji a implementaci i do organizací, které je dříve nevyužívaly. Nicméně jednu z nejkomplexnějších platforem nabízí Microsoft, a to konkrétně Microsoft Project. Projektovým manažerům menších i velkých firem nabízí nejen možnost plánování svých úkolů a přerozdělování úloh v rámci týmů, ale velkým plusem MS Project je i možnost prezentovat projekty prostřednictvím přizpůsobitelných Ganttových diagramů.
Díky jednoduchému vizuálu kdokoliv z týmu snadno zjistí, jaké úkoly se právě plní a jaké fáze budou následovat.
Vytvořit časovou osu, rozdělit úkoly, změřit náklady
Software pro projektové řízení MS Project nabízí snadnou orientaci v problematice projektu. S Projectem končí prodírání horami e-mailů, obvolávání zainteresovaných, časově náročné dohledávání potřebných informací. Při využití MS Project si k projektu vytvoříte časové osy, přiřadíte úkoly, změříte náklady a vizuálně znázorníte celkový stav každé části úkolu. Zkontrolovat jednotlivé fáze je pak snadné. Software pro projektové řízení MS Project navíc nabízí možnost poskytnout ke každému úkolu zpětnou vazbu.
A když už zmiňujeme měření nákladů, sada nástrojů pro tvorbu rozpočtu umožňuje predikovat náklady a výnosy projektu.
Software pro projektové řízení MS Project oceníte v prostředí, ve kterém se s MS nástroji již pracuje
Microsoft Project není jediným nástrojem pro úspěšnou spolupráci a komunikaci v týmu z dílny Microsoftu. Kromě Projectu můžete využívat Microsoft 365 Collaboration Tools. Jedná se o desítky aplikací, díky kterým můžete spolupracovat efektivně a rychle. Některé z nich se staly základem fungování téměř každé firmy (Outlook, Word, Excel), covid raketově odstartoval hromadné používání aplikace Teams, jiné jsou dosud v pozadí a teprve se dostávají do povědomí uživatelů, např. Viva, Planner a mnoho dalších.
Komunikace v týmu bez sáhodlouhého přeposílání e-mailů
Aktivní využívání Microsoft nástrojů pro týmovou spolupráci eliminuje záplavu emailů nejen ve schránce projektového manažera. Komunikace, například prostřednictvím již zmíněných MS Teams, je rychlejší a pružnější. Navíc je možné vést chat individuálně i skupinově, sdílet obrazovku a ukládat historii, pořizovat videozáznam nebo přepis mluveného slova.
MS Teams vs. Yammer
Dalším nástrojem komunikace z dílny Microsoftu je Yammer. Jedná se o interní sociální síť, nejen chatovací platformu. Do této sociální sítě se mohou připojit pouze zaměstnanci či spolupracovníci, což zaručuje vysokou míru zabezpečení vložených dat. Yammer umožňuje otevřenou komunikaci, publikaci zpráv „na zdi“, komunikaci v 28 jazycích (přičemž zprávy si můžete překládat pomocí Google Translator), sdílení konverzací, zakládání hlasování i vytváření virtuálních událostí.
Spolupráce v reálném čase díky cloudu – kdykoliv a odkudkoliv!
Microsoft nabízí samozřejmě možnost ukládání dokumentů do cloudu. Cloudové úložiště pro soubory využívané více uživateli SharePoint je jedním z největších přínosů pro týmovou spolupráci vůbec. Uložením projektu do cloudu ho pracovník zpřístupňuje všem, kteří na daném projektu spolupracují. Ti se k němu dostanou odkudkoliv a kdykoliv. Celý tým může bez problémů pracovat na jednom dokumentu ve stejném čase.
„Která verze nakonec platí?“
Cloudové úložiště zachovává všechny verze souboru na jednom místě. Odbourává se tak již zmíněné hledání v záplavě emailů a zjišťování, „která verze dokumentu je ta finální“. Když uložíte do cloudu například prezentaci, můžete na ní okamžitě spolupracovat s kolegy napříč celým světem, sledovat navrhované změny a reagovat na zpětné vazby. Ke každé verzi dokumentu můžete přidat komentář, ze kterého bude patrné komu je dokument určen a s ním má naložit.
Většinu lidí napadne, že cloudovým úložištěm je přece OneDrive…“ Je to tak. SharePoint i OneDrive jsou cloudovými úložišti a každé z nich má svůj význam. Zatímco SharePoint ocení členové uvnitř i vně firmy pro sdílení a společnou práci na jednom dokumentu (mimochodem do SharePointu se ukládají i dokumenty sdílené prostřednictvím MS Teams), OneDrive je úložiště speciálně určené pro dokumenty daného uživatele primárně určené jen pro něj, pokud je s nesdílí s konkrétním spolupracovníkem. OneDrive může posloužit k automatickému zálohování souboru nebo k synchronizaci složek a souborů na více zařízeních.
Ať už vyvíjíte aplikaci pro smartphony, připravujete komplexní marketingové strategie na míru, nebo nabízíte organizaci svateb na klíč, úspěch stojí vždy na kvalitní komunikaci a organizaci projektů.
