Podívejte se jak dlouho trvá implementace systému

Podle studie Panorama Consulting Solutions z roku 2013 trvá implementace ERP systému v průměru 18 měsíců. Navíc podle stejné studie se 61 procent projektů opozdí. Takové zpoždění bývá velmi nepříjemné, zejména pokud je start nového systému plánován k nějakému specifickému datu, třeba počátku fiskálního roku nebo ke konci platnosti licencí stávajícího systému.

Dlouhá implementace má navíc kromě vysokých nákladů často také negativní psychologický efekt. Klíčoví aktéři především na straně zákazníka postupně ztrácejí drajv a motivaci, protože to přece jenom není „jejich práce“. A začíná začarovaný kruh. Co tedy udělat pro to, aby byla implementace co nejrychlejší a přitom to nebylo na úkor kvality? Podívejme se na hlavní klíčové faktory úspěšné a rychlé implementace.

Správný výběr systému

Především je nutné zohlednit současné i budoucí potřeby firmy. Nezbytná je přesná definice požadavků na systém na základě rozpoznání skutečných slabých míst. Nejhorší je implementovat systém, který nepotřebujeme. Jasná musí být i vize firmy, tedy kam směřuje a jaké potřeby bude mít v budoucnu. Systém musí být schopen podporovat růst, a ne se stát jeho limitem.

Požadavky se kategorizují podle priorit, které odrážejí důležitost procesu, z nějž požadavek vzešel.

Při definici požadavků je důležité postupovat od klíčových procesů a agend směrem k těm méně kritickým. Požadavky se kategorizují podle priorit, které odrážejí důležitost procesu, z nějž požadavek vzešel. S definicí požadavků nebo alespoň s jejich revizí může pomoct i dobrý dodavatel řešení, který může přinést nezaujatý pohled na fungování firmy. Implementace se potom řídí těmito nezbytnými požadavky a neztrácí se čas děláním něčeho, co není zapotřebí.

Vybrat si zkušeného dodavatele, který je firmě při nastavování systému všestranným partnerem, se vyplatí. Dodatel řešení musí zvládat nejen systém jako takový, ale musí se dobře vyznat i v daném oboru podnikání. Implementační tým potom neztrácí čas učením se byznysu zákazníka, naopak může přinášet zajímavé nápady a podněty k optimalizaci procesů, protože se dovede na věci podívat s odstupem.

Projektové řízení

V návaznosti na definici požadavků na systém je potřeba nastavit jasné cíle projektu. Z hlediska rychlosti implementace je důležité zabývat se pouze činnostmi, které vedou k vytyčeným cílům. To zajistí dobře sestavený projektový plán, který musí obsahovat jasně měřitelné kontrolní body, aby bylo v každém okamžiku jasné, v jaké fázi se projekt pohybuje a zda třeba nenabírá zpoždění.

Dobrý projektový plán ale nestačí, je nutné mít také silný projektový management na obou stranách (u dodavatele i zákazníka), který jednak sleduje vývoj implementace, ale především vytváří ty nejlepší možné pracovní podmínky pro ostatní členy týmu. V praxi se často právě na projektovém managementu šetří. Pro mnoho firem je projektový manažer těžko uchopitelnou položkou projektového budgetu a tlačí dodavatele na její minimalizaci.

Často se bohužel podceňuje i projektové vedení na straně zákazníka. Většinou je do této role obsazen někdo, kdo sice dobře zná dění ve firmě, ale s řízením obdobných projektů nemá žádné zkušenosti. Pokud ve firmě není nikdo s patřičnými zkušenostmi, je dobré si najmout zkušeného „projekťáka“ zvenku. Zkušenosti totiž ukazují, že dobré projektové vedení tvoří mnohdy rozdíl mezi úspěšnými a neúspěšnými projekty.

Dobrý projekťák dokáže neustále sledovat cíle projektu a usměrňovat jednotlivé členy týmu. Stává se, že v dobré víře a v zápalu boje se tým pouští do řešení věcí, které sice mohou být užitečné, ale nepatří mezi priority projektu. To často způsobují řadoví (budoucí) uživatelé systému, kteří ve snaze pomoci vznášejí další a další požadavky na systém. Neschopnost udržet scope projektu bývá jednou z nejčastějších příčin problémů.

Metodologie

Většina implementačních projektů se řídí na základě nějaké implementační metodologie. Dobří dodavatelé ERP řešení mají svoje zaběhlé metodiky osvědčené v praxi. Ať už se používá agilní přístup či starý dobrý „vodopád“, důležité je, aby vybraná metodologie odpovídala charakteru projektu, a hlavně aby byla blízká lidem z implementačního týmu. Zde se rozhodně nevyplatí experimentovat nebo nutit dodavatele do „moderních“ postupů, pokud je nemá jeho tým zažité.

Velmi dobře se osvědčují nejrůznější formy prototypování. Častým problémem především u vodopádu totiž bývá, že na začátku projektu ve fázi analýzy se pracuje v abstraktní rovině a dlouho trvá, než zákazník něco vidí – systém totiž nezná a abstraktní řešení si umí jen stěží představit. Prototyp naopak projekt velmi rychle zhmotní a umožní lépe zapojit klíčové uživatele. Ti potom mohou dávat řešitelům velmi rychlou a přesnou zpětnou vazbu, čímž se eliminuje riziko, že se finální řešení odchýlí od prvotního záměru.

Implementační tým

Je jasné, že u implementace ERP je kvalitní práce implementačního týmu na obou stranách rozhodující pro úspěch, či neúspěch projektu. Důležité je, aby tým pracoval co možná nejvíce společně. Implementace na dálku, kdy dodavatelský tým něco sám vymýšlí a jen občas validuje se zákazníkem, vedou k úspěchu málokdy. Naopak, ideální je, když se vytvoří jeden společný tým, který implementaci chápe jako společný projekt.

Pokud si ale někteří členové týmu lidsky nesednou, není dobré to přehlížet. Chemie v týmu je skutečně důležitá.

Podpora nejvyššího vedení

I když budeme mít dobře vypracovaný projektový plán, silný projektový management a kvalitní řešitelský tým, úspěch implementace ještě není zaručen. Implementační projekt totiž vyžaduje jasně deklarovanou podporu nejvyššího vedení. Není-li implementace ERP na straně zákazníka vnímána jako strategický projekt, je to problém. Pak se ani pro řešitelský tým klienta nejedná o prioritu, a klíčoví uživatelé tak mnohdy mají na práci důležitější věci než nějaké ERP.

Při dobrém projektovém plánu, projektovém managementu i kvalitnímu týmu není úspěch zaručen bez deklraované podpory nejvyššího vedení.

Především se ale nedostatečná podpora ze strany vedení zákazníka často projevuje už při definování cílů projektu tím, že implementace nepokrývá důležité a strategické oblasti byznysu firmy. Implementace pak nikdy nebude z pohledu klienta vnímána jako úspěšná, přestože se třeba vejde do rozpočtu i harmonogramu a formálně splní všechny projektové cíle. Bude to jen drahý systém pro operativu, který ale nepřinese žádnou silnou konkurenční výhodu.